Nuove funzionalità di A39


Verifica della compresenza di docenti e personale che non firma ROL (es. tutor)

Nota bene

In relazione  ad alcune richieste di chiarimento pervenute, si precisa che la ratio dello strumento descritto in questa pagina è unicamente quella di evitare sovrapposizioni di orario del personale registrato in calendario.
A partire dal 14 ottobre 2020 - su indicazione dell'Autorità di Audit - è stata attivata in A39 una funzione di controllo dell'eventuale simultanea presenza di un docente o di personale che non firma ROL (prevalentemente tutor) in più corsi, il cui calendario si sormonta. I problemi che abbiamo rilevato possono essere così descritti:
  • per quanto riguarda la figura del docente, questa situazione può essere stata causata da un errore di inserimento: il nominativo di un docente può essere stato inserito erroneamente durante la scelta da un elenco a discesa, o può essere stato associato ad un corso sbagliato. L'alert aiuta a scoprire subito l'errore.

  • per quanto riguarda la figura del personale che non firma ROL/tutor, questa è stata finora sempre associata in A39 all'intera durata della lezione in calendario, come avviene per il docente. Tuttavia può invece accadere che il tutor o altra figura che non firma ROL rimanga in aula per un tempo inferiore alla durata della lezione e sia stato registrato, nel medesimo arco temporale, su due lezioni che si svolgono contemporaneamente, risultando presente in entrambe.
La soluzione approntata consiste innanzitutto nella visualizzazione di un alert nella dashboard iniziale di A39, nel quale è indicato il numero di lezioni che presentano questo tipo di problema. Viene altresì illustrato il percorso per estrarre il report e conoscere i casi da attenzionare.
L'alert illustra i problemi relativamente alle lezioni calendarizzate in un arco temporale compreso tra 7 giorni prima e 7 giorni dopo la data di visualizzazione, dando quindi  la possibilità di intervenire tempestivamente (prima della lezione per i docenti, anche dopo la lezione per i tutor).

L'alert è così composto:



Una volta individuate le lezioni problematiche, le soluzioni da adottare sono due.
  • In caso di ubiquità del docente, potrà essere essere subito verificato se la simultanea presenza del docente è su corsi dello stesso ente (e in questo caso provvedere autonomamente alla correzione) o su corsi di enti diversi. In questo caso, per ragioni di privacy, viene visualizzato solo l'ente di appartenenza dell'operatore, il quale dovrà quindi:
    • correggere l'errore (se l'inserimento in calendario non era corretto);
    • contattare il docente o l'Ufficio gestione competente, per informare dell'errore l'altro ente e chiedergli di verificare l'inserimento in calendario.

  • In caso di ubiquità del personale/tutor, è stata attivata una nuova funzionalità che consente di registrare in A39 l'intervallo orario nel quale il personale/tutor ha partecipato alla lezione (intervallo che deve essere compreso all'interno dell'ora di inizio e di fine della lezione)

Funzione di estrazione della lista delle sovrapposizioni

Una specifica funzione consente di estrarre l'elenco dei corsi che presentano le anomalie descritte qui sopra. Alla funzione si accede con questo percorso: "Gest. Progetti (Ente)" --> "Estrazioni" --> "Sovrapposizioni Orario Personale".

L'interfaccia propone i seguenti campi di ricerca, che possono essere lasciati bianchi o valorizzati.


Una volta cliccato sul pulsante Cerca, si visualizza in pagina il risultato. 
Cliccando su Scarica, si produce il file Excel. Il file Excel è composto di due parti. Per ogni riga:
  • le colonne da A a Q illustrano le informazioni su una delle due lezioni in cui vi è una simultanea presenza del docente o del tutor;

  • le colonne da S a AI illustrano le informazioni sull'altra lezione, purché erogata dallo stesso ente. 


Diversamente, si vede solo che docente o tutor sono impegnati in altra attività all'interno della medesima fascia oraria, come esemplificato in questa immagine:



Le informazioni visualizzate nel foglio Excel (colonne A-Q e colonne S-AI) sono le seguenti:
  • COD_ENTE - Codice dell'ente
  • DE_ENTE - Descrizione dell'ente
  • COD_PROGETTO - Codice del progetto
  • COD_CORSO - Codice del corso
  • TIPO_CORSO - Tipologia di corso
  • FLG_CALENDARIO_LEZIONE - "Y" se il corso è stato calendarizzato; "R" se ....
  • FLG_STATO_DATI_ROL - "ROL" se è staro registrato in ROL; "RET" se ...
  • DGR - Estremi della DGR del bando
  • DECR - Estremi del Decreto di approvazione
  • DE_DIREZIONE - Struttura di competenza
  • DE_NOME - Nome del docente/tutor/personale...
  • DE_COGNOME - Cognome del docente/tutor/personale...
  • COD_FISCALE - Codice fiscale del docente/tutor/personale...
  • MANSIONE - Ruolo (Docente, Docente di laboratorio, responsabile del corso, Tutor, Tecnico, ...)
  • DT_LEZIONE - Data della lezione
  • NUM_ORA_INIZIO - Ora di inizio della lezione
  • NUM_ORA_FINE - Ora di conclusione della lezione

Funzione di registrazione del personale che non firma ROL

In "Calendario lezioni", quando sono presenti più figure di personale all'interno della medesima lezione, è attivato il pulsante "Registra compresenza". Questa funzione è disponibile fino a 7 giorni dopo la data della lezione.
Qualora si voglia delimitare l'orario del personale non firmatario di ROL all'interno della lezione, in maniera da evitare la simultaneità della stessa persona in più lezioni, si compilano i campi necessari (orario di inizio e di fine della presenza) e si clicca su Salva.
Si deve eseguire questa funzione per tutte le ore calendarizzate evidenziate dall'alert.
Questa funzione può essere eseguita in qualunque momento, fino a 7 giorni dopo l'esecuzione della lezione.


Cliccando su "Registra compresenza" si accede alla seguente maschera, all'interno della quale, di default, l'orario di compresenza è preimpostato con l'orario della lezione.
La modifica non è eseguibile per il docente/firmatario ROL.


Si modifica l'orario e si clicca su "Salva E Invia"


Visualizzazione delle compresenze nel calendario

Nella funzione di stampa del calendario e registro delle lezioni sarà quindi possibile visualizzare i dati specifici relativi alla compresenza di personale non destinatario (ora di entrata e ora di uscita con riferimento all'orario della lezione).