Disposizioni in materia di controllo di corrispondenza della FAD ai fini rendicontali e ispettivi





Per informazioni

Per chiarimenti e informazioni si prega di fare riferimento a:

Per la rendicontazione:
  • Enrico Bagno: 041 2795066
  • Federico Cavazzana: 041 2795145
  • Lorenzo Sartorato: 041 2794356
  • Katia Savi: 041 2795114
  • Ilaria Salviato: 041 2795034

Per la gestione:




DGR 540/2019 - ALERT SUGLI EVENTI LABO - LABORATORIO DI GOVERNANCE

Si avvisano gli enti che l'alert sul numero degli allievi generato nell'ambito dei Laboratori di Governance ex DGR 540/20219, non va conteggiato.



Con il Decreto del Direttore della Direzione Formazione e Istruzione 
n. 1160 dell'8 ottobre 2021 sono stati definiti i criteri e le modalità di controllo - ai fini rendicontali ed ispettivi - delle attività di tracciamento informatico delle lezioni erogate in FAD ai sensi delle indicazioni contenute nella nota della Commissione UE (Ares (2020) 160931 del 17/03/2020).

Le regole per il controllo di corrispondenza - e le conseguenze ricadute rendicontali sono definite nell'Allegato A del provvedimento. 
Qui di seguito si forniscono un breve riassunto e si illustrano le modalità con cui gli enti possono procedere al controllo da A39.


Le regole



Si fornisce qui di seguito un sunto delle regole contenute nell'Allegato A del DDR 1160/2021, che deve essere consultato nel dettaglio.

Le regole di decurtazione

Le regole di decurtazione sono ricavate dal Testo Unico dei Beneficiari (TUB) e si riconducono alle seguenti fattispecie:
  1. Irregolare tenuta dei documenti di registrazione delle attività (registro, fogli mobili, ecc...) o irregolare registrazione tramite sistemi online: decurtazione della quota di contributo pubblico orario riferita alle attività di coordinamento e direzione del progetto in diretta proporzione con il numero di ore irregolari (decurtazione parziale dell'attività irregolare).
  2. Errata o incompleta compilazione del calendario relativamente a sede, data o orario tale da impedire o ostacolare l'attività ispettiva, indipendentemente dal momento di accertamento: mancato riconoscimento del contributo pubblico orario per le attività irregolari (decurtazione totale dell'attività irregolare).

Definizione della soglia di tolleranza per gli alert del report aggregato (Allegato A - punto 2)

E' stata definita una percentuale di affidabilità del progetto, intesa come rapporto percentuale tra il numero di lezioni erogate in FAD prive di qualsiasi tipo di alert* e il numero totale di lezioni erogate in FAD all'interno dello stesso progetto per le quali sia stato fornito il file di interscambio. Tale dato è ricavato dal Report Aggregato (vedi qui sotto come ricavare il dato).
  • Qualora la percentuale di affidabilità - nell'ambito del progetto - sia uguale o maggiore a 90 non verrà applicata nessuna decurtazione.
  • Qualora la percentuale di affidabilità - nell'ambito del progetto - sia <90 si procederà alla decurtazione parziale per tutte le lezioni in FAD del progetto presenti nel file di interscambio.

Mancato caricamento del file di interscambio (Allegato A - punto 3)

Qualora in A39 sia stato dichiarato che la lezione è svolta in FAD tramite il caricamento del Codice della Riunione (campo verde della riga di calendario), ma non sono state poi fornite le informazioni relative alla lezione con il file di interscambio (il valore nella colonna "C - CODICE RIUNIONE LOG" del Report aggregato è vuoto) e la lezione è stata regolarmente registrata in ROL verrà applicata la decurtazione parziale.

Per le lezioni calendarizzate fino al 31 ottobre 2021, e ad eccezione dei progetti per i quali è già stata presentata l'attestazione finale delle attività, è possibile caricare i file di interscambio mancanti entro il 30 novembre 2021. A partire dalle lezioni svolte nel corso del mese di ottobre 2021, il caricamento del file di interscambio sarà possibile fino al termine del mese successivo a quello di svolgimento delle lezioni (Allegato A - punto 6).


Lezione localizzata come FAD, ma non è stato inserito il Codice della Riunione (Allegato A - punto 4)

Se in una lezione a calendario, nel campo SEDE sono state inserite le parole "FAD" o "Formazione a Distanza", ma non è stato inserito in A39 il Codice della Riunione nel calendario di A39, si applicherà la decurtazione totale della lezione. 

Controllo di veridicità (corrispondenza con il log-file) del file di interscambio (Allegato A - punto 5)

Il paragrafo definisce le modalità con cui - a campione e in loco - verrà eseguito il controllo della corrispondenza tra il log file (conservato secondo le modalità definite con il DDR 1185/2020) e il file di interscambio. 
  • La mancata conservazione dei log file secondo le regole del DDR 1185/2020 comporta la decurtazione totale della lezione.
  • La palese non corrispondenza del file di interscambio (caso esemplificato al punto 4.b.ii delle attività dell'Ufficio Gestione) con il log file comporta la decurtazione parziale.
  • I dati con corrispondenti sono soggetti ad un ulteriore controllo numerico:
    • se i valori rilevati con il file di interscambio non differiscono da quanto registrato con ROL, il controllo è superato.
    • se non corrispondono, l'Ufficio Gestione segnalerà all'Ufficio Ispettivo che provvederà a estrarre i log file di ulteriori lezioni:
      • 1 per i progetti che hanno realizzato in FAD fino a 10 lezioni
      • 2 per i progetti che hanno realizzato in FAD da 11 a 100 lezioni
      • 3 per i progetti che hanno realizzato in FAD da 101 a 500 lezioni
      • 4 per i progetti che hanno realizzato in FAD un numero di lezioni pari o superiore a 501
In caso di reiterazione della non corrispondenza su tutte le lezioni campionate verrà applicata la decurtazione totale a tutte le lezioni in FAD del progetto.





Strumenti di verifica e correzione

Verifica in A39

Per la verifica di quanto descritto sopra ai punti 2 e 3 è necessario scaricare il Report Aggregato da Monitoraggio Allievi Web - A39.

Il file è in formato Excel.

Una volta aperto il file, posizionarsi nella cartella REPORT_FAD alla colonna AH, che verrà denominata ALERT. Nella cella AH2 copiare inserire la seguente formula 

=SE(AE2="NON VALIDO";"ALERT";SE(AF2="NON VALIDO";"ALERT";"")) 

e trascinare la cella fino all'ultima riga di dati.

Selezionare tutti i dati e generare la tabella pivot (Menù: Inserisci > Tabella pivot).



La Tabella PIVOT deve essere così configurata.
  • FILTRI
    • aggiungere il campo "CODICE RIUNIONE LOG" e deselezionare i valori "Vuoto"

  • RIGHE
    • aggiungere il campo "COD_PROGETTO"
  • COLONNE
    • aggiungere il campo "ALERT" appositamente creato. 
  • VALORI
    • aggiungere il campo "ID_LEZIONE" (in modalità conteggio)
I valori di default sono il conteggio delle lezioni. Per visualizzare le percentuali, impostare il campo valore "Conteggio di ID_LEZIONE" selezionando Mostra valori come "% del totale di riga".





La colonna ALERT viene quindi popolata con il valore della percentuale di affidabilità per singolo progetto.



Per controllare i dati anomali di una singola cella fare doppio clic sul valore anomalo presente nella colonna Alert (nell'esempio qui sotto si è cliccato su 3,30%): si aprirà una nuova cartella di lavoro con una riga per ciascuna delle lezioni che hanno un alert per il progetto della riga selezionata.



Mancato inserimento dei dati con il file di interscambio

Il report aggregato restituisce l'elenco delle lezioni in FAD per le quali è stato valorizzato il Codice della Riunione. Qualora non sia stata completata la procedura di caricamento dei dati con il file di interscambio, questo viene segnalato dai valori vuoti nella colonna "C - CODICE RIUNIONE LOG"
Qualora sia impossibile caricare il log file per una determinata lezione per fornire quel valore, è possibile segnalare la problematica attraverso questo modulo entro il 30 ottobre 2021 per le lezioni svolte fino al 30 settembre 2021 e entro il mese successivo per tutte le lezioni svolte da ottobre 2021.
E' in corso di implementazione in A39 un apposito controllo che impedirà la chiusura dei corsi per i quali non è stato fornito il file di interscambio.






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Antonio Aggio,
18 ott 2021, 02:46